Konference

Af Jesper Hundebøl — For nyligt deltog jeg i en online videokonference (Breeze, macromedia – via Forskningsnettet) på omkring 2 timer. Jeg har tidligere deltaget i lignende møder, men denne var vi hele seks personer, og alle deltagere var udstyret med webcam og mikrofon/øresnegl. Deltagerne sad rundt om i det ganske land, bag skærmen, med en bredbåndsforbindelse. De fleste, men desværre ikke alle, havde afprøvet systemet et par dage i forvejen, for at teste faciliteterne og eget udstyr, opkobling mm.

Konklusion

Online videokonferencer er selvsagt en nem måde at mødes på – man undgår at transportere sig, men skal dog af hensyn til synkronitet møde op på et bestemt tidspunkt. Ift. de større installationer – hvor man skal møde op i et bestemt rum i virksomheden (men hvor lyd- og billedkvaliteten er bedre) – kan alle, såfremt de er udstyret med bredbåndsforbindelse, computer, webcam og mikrofon/øresnegl, være med… Mødet kan optages, som dokumentation, visning for de, der trods alt ikke kunne deltage, eller mhp på evt. evaluering af mødet (det har man næppe tid til ret ofte). Såfremt man mestrer ’multi-tasking’, kan man med fordel inddrage diverse faciliteter. Omvendt kræver mødet en anden og mindst lige så grundig forberedelse som traditionelle møder og nogen tilvænning til mediet/formen.

Al begyndelse er svær

Trods visse tekniske begyndervanskeligheder (var alle med, kunne alle høre/se, ekko, etc), enkelte uoverensstemmelser mht. hvorvidt vi fx skulle chatte OG tale samtidigt samt manglende udnyttelse af platformens mange faciliteter, var det alt i alt en meget positiv oplevelse – som varmt kan anbefales...

Følgende er et uddrag fra chatten. Deltagerne møder ind… og justerer :o
X: hej
Y: Hej X
Y: Hej Z
Z: Ja, hej
Y: Og nu mundtligt; hej begge to...
X: er der lyd hos dig Z?
Æ: er det kun X der kan høre mig?
Æ: nummeret er 12345678
Ø: Hej - nu er jeg inde
Å: jeg kan se men ikke høre
Å: nej
Y: I skal ikke gøre det lige nu, men lige før eller i begyndelsen af kommende møder er det altså en god idé at gennemføre punktet "Meeting" - "Audio Setup Wizard". Det kan/vil betyde, at audiosiden fungerer bedre, herunder ekko-undertrykkelse, filter mod baggrundsstøj, osv.
Æ: skal man gøre det hver gang?
Z: vi har godt nok forladt industrisamfundet, men det lyder som om vi er i maskinrummet... ;)
Z: Vi har brug for en nørd - her...
Z: Til at monitorere maskinrummet :o
Z: Hvad er der gået galt med det ekko?
Æ: jeg har enormt lag på min tale - det er ikke rart
Å: X’s mic er gul som noget nyt
Z: Det skaber ekko... ;)
Z: X - lad lige din mic være slukket!!!
Å: højere
Å: hvad?
Å: hvorfor er NN her ikke?
Etc…

Chatten stod ikke alene - ovennævnte linier er suppleret med tale...

Muligheder

Den givne platform tilbyder (i princippet – og på sigt, blev gruppen enige om) mulighed for eksempelvis at

• tale og samtidigt se hinanden samt eksempelvis uddybe pointer via chatten
• bede om ordet eller blot tale i munden på hinanden (efter temperament)
• slå lyden til/fra, idem med billedstrømmen fra kameraet (man kunne midlertidigt sætte et still billede på)
• inddrage et fælles white-board til støtte for diskussion eller ifm. præsentationer
• præsentere og diskutere fælles dokumenter (Word, Excel, etc)
• gå på opdagelse på nettet
• anvende fælles notestagning og dermed løbende eksplicetere samtalens hovedpunkter (referat af mødet blev skrevet som mødet skred frem – og alle kunne kigge referenten i kortene)
• Etc… man kan endda lade en anden overtage en desktop (shared desktop)…

Der var flere niveauer, man kunne deltage på. Som menig deltager med begrænsede rettigheder, oplægsholder med ret til at præsentere materialer, eller konferencearrangør med fulde rettigheder til fx at give alle deltagere adgang til at justere konferencelokalets indretning…

Mødet blev desuden optaget og lagret i en fil, som efterfølgende er gjort tilgængelig online (URL kan af gode grunde ikke publiceres her). Dermed kan de der – trods uafhængighed af tid og sted – ikke deltog i mødet efterfølgende se det; og de der deltog, kan se hvor de kvajede sig… ;-)

Udfordringer

En kort evaluering af mødet dokumenterede, at

• der er behov for en grundig planlægning – også, og måske frem for alt ikke mindst, af online møder...
• formen sandt at sige er anderledes (fx ser man sig selv, hvilket kan være ret generende; andre ser man momentant fra uvante vinkler), drikker man kaffe eller vand, virker det noget anderledes,
• ophævelsen af den fysiske afstand i det virtuelle rum betyder, at man agerer anderledes, end når befinder sig ansigt-til-ansigt
• det er vanskeligt at håndtere flere faciliteter samtidigt (multi-taske)
• der er visse emner, som er særlige egnede/uegnede til formen

Det er essentielt at man i planlægningen af mødet tager højde for mediet – herunder ikke mindst overvejeer, hvordan man med fordel kan inddrage whiteboard mm. Det vil også være fint, hvis en eller flere mødedeltagere har disponeret en kort præsentation. Som med online miljøer og diskussioner generelt, kan man også med fordel overveje, om der skal være en facilitator, en opponent, mm, og om rollerne skal gå på skift.